Cara Berkirim Email yang Baik (Biar Nggak Dipikir Spam)

by - March 24, 2015

sebagai seorang mbak mbak manajemen konstruksi yang sering jadi srikandi di proyek, saya sering sekali harus berurusan dengan orang orang baru, patner kerja temporer dan berkomunikasi via email. utamanya untuk saling berkirim gambar, karena dunia proyek konstruksi akrab sekali dengan perubahan gambar desain karena perubahan situasi dan kondisi.

email kini menjadi salah satu media komunikasi sekaligus personal branding di dunia maya dan dunia nyata. cara berbahasa di email, bila belum pernah bertemu dengan si penerima email menjadi tolak ukur kesan pertama tentang bagaimana diri kamu di mata orang lain, partner kerja.


saya sering sekali menerima email, yang sopan namun sedikit kurang beretika jika dikirim atas nama proffessional yang (mohon maaf) menyebabkan saya menjadi kurang respect sama orang orang ini, pun ketika bertemu di proyek, saya lebih memilih untuk menjaga jarak untuk menghindari kesalahpahaman karena ketidaksamaan perspektif dalam berbahasa tulisan.

seperti contohnya email di bawah ini.


menurut kalian email di atas sesuai nggak dengan etika berkirim email proffessional ?

sebagai seorang karyawan yang punya presiden direktur EYD freak dan wakil presiden direktur grammar NAZI seperti saya. email seperti di atas pantesnya di report as spam aja. karena sopan namun tidak sesuai dengan etika berkirim email antar korporat yang menjunjung proffessionalisme.

pertama kali membaca email di atas, diantara 298 email yang belum terbaca respon saya adalah :

MBOK PIKIR AKU KONCO CANGKRUKMU OPO ? NJALUK SALINAN RUPS KOYOK NGUNU CARANE ?

(sengaja tidak saya translate, bahasa suroboyoan)

alhasil saya jadi sensitif sekali dengan tata cara berkirim email ini, untuk itu. dengan niat yang mulia *halah* saya nggak mau pembaca saya mengalami kejadian seperti si pengirim email di atas. saya jadi hilang respect sama dia.

jadi, menurut saya ini hal yang harus diperhatikan dalam mengirim email yang masuk standart proffessional (setidaknya menurut perusahaan saya). apa saja itu ?

1. Cantumkan Subject
ini maha penting kalau menurut saya, karena subject akan menentukan apakah email kamu urgent atau tidak. disaat ada ratusan email. email dengan no subject adalah email email yang menjadi prioritas terakhir untuk dibaca atau prioritas pertama untuk dihapus karena dianggap tidak penting/spam. subject tidak harus detail, bisa hanya berupa "ask", "help", "mohon info" dll yang penting bisa menarik perhatian si penerima email.


2. Beri Salam
salam menunjukkan setidaknya kamu adalah orang yang ramah dan juga memberikan kesan menghormati si penerima email


3. Sapa Si Penerima Email 
ini membuat penerima email merasa dekat dan akrab. meskipun belum pernah bertemu langsung. kalau sudah bertemu, kalimat sapaan ini mengingatkan si penerima email tentang kesan diri kamu.


4. Perkenalkan Diri
khusus untuk kamu yang belum pernah bertemu dengan si penerima email. ini penting agar si penerima "ngeh" dengan instansi tempat kamu bekerja.


5. Sampaikan Maksud dengan Singkat, Jelas, dan Mudah Dipahami.
biasanya untuk email proffessional, para korporat korporat hanya membuka email di waktu luang mereka yang sangat sedikit itu. kalau kamu terlalu bertele tele, kemungkinan mereka tidak langsung paham dengan maksudmu.


6. Ucapkan Terima Kasih dan Permohonan Maaf
ini formalitas untuk mengantisipasi kalau kalau ada kata kata yang kurang berkenan dalam emailmu.


7. Bila Menyertakan Attachment, Sertakan Keterangan di Badan Email dan Beri Penamaan Attachment yang Sesuai
sering sekali saya menerima email tanpa subject dengan atachment : "8gh.dwg" atau gambar "oke.dwg" atau ada juga "fix kolom.pdf" dan juara nyebelinnya adalah ""tolong cepetan kirim ke rifa.rar" tanpa keterangan apapun di badan email, ini gambar apa ? proyek yang dimana ? section yang mana ?dll ya saya bingung itu gambar apa yang dia kirim, posisi nggak buka laptop. kamu nggak mau kan dituding belum kirim file padahal udah kamu kirim tapi si penerima nggak ngerti hanya karena tanpa keterangan ?


bingung ? ah saya rasa cukup jelas kok. tapi berhubung saya baik hati, saya tuliskan deh contoh email yang baik (menurut perusahaan saya)

 contoh email permintaan

from : rifa@borneosentrateknikconsultant.com
to : maspatjar@borneokonstruksiindonesia.com
subject : finalisasi pondasi ?

selamat pagi mas Patjar.

saya Rifa dari Borneo Sentra Teknik Consultant, Konsultan Manajemen Konstruksi untuk proyek pembangunan apartemen _____ di _____ dimana menurut informasi yang saya dapat perusahaan mas yang bertindak sebagai konsultan perencananya.


mas ____ saya barusan dihubungi pak ____ kalau gambar struktur pondasi final sudah bisa diambil hari ini. kalau boleh, apa bisa gambarnya dikirim ke saya paling lambat sore ini ? karena nanti malam saya harus ke proyek untuk cek lokasi.

terima kasih dan mohon maaf sebelumnya.

Rifa

Project Manager,
PT Borneo Sentra Teknik Consultant

contoh email respon (dengan attachment)


from : maspatjar@borneokonstruksiindonesia.com
to :  rifa@borneosentrateknikconsultant.com

subject : gambar final struktur pondasi

selamat siang mbak Rifa.

berikut saya lampirkan gambar final struktur pondasi apartemen ____ beserta hasil soundir lokasi.

semoga membantu.

Mas Patjar

Head Division of Drawing Construction,
PT Borneo Konstruksi Indonesia

attachment :  data survei lokasi dan desain pondasi.rar


gimana gimana ? nggak susah kan bikin email dengan tatanan bahasa yang sesuai menurut etika berbahasa tulisan ? konten email memang berbeda beda, tergantung kepentingan si pengirimtapi selama kita mengikuti aturan baku berkirim email pasti responnya baik kok.



selamat berkirim email yang sesuai dengan etika berbahasa tulisan ya :)





Surabaya, 24 Maret 2015




Rifa Akhsan

You May Also Like

8 comments

  1. hehe bener, pernah aku diperingati dulu gara2 langsung asal kirim tanpa sapa :D

    mampir juga ke blogku http://mdirgapp.blogspot.com/

    ReplyDelete
  2. wah bener juga nih... ternyata ada tata caranya berkirim email yg baik

    ReplyDelete
    Replies
    1. selalu ada aturan tidak tertulis dalam komunikasi :))

      Delete
  3. Biasanya org teknik itu gaya bahasanya kaku, to the pont.
    Tetapi sepertinya sekarang tidak lagi ya ...

    ReplyDelete
    Replies
    1. kebanyakan orang teknik memang mengalami masalah dengan bahasa tulisan, tapi seiring perkembangan dimana kami dituntut selalu bertemu orang baru membuat belajar tentang tata cara berbahasa tulisan menjadi penting :)

      Delete
  4. Gak cuma di email, ibu ku kalau ada orang yang inbox tanpa etika juga di cuekin :D

    ReplyDelete

pembaca yang baik, terima kasih telah berkunjung ke www.riffatakhsan.com silahkan meninggalkan kritik, saran, pesan, kesan, dan apresiasi untuk saya menulis lebih baik lagi. terima kasih pula untuk tidak nge-Spam di Blog Saya :)



Copyright By Faizah Riffat Ma'rifah Akhsan. Powered by Blogger.